Трудове законодавство (стаття 9−1 Кодексу законів про працю України) дозволяє роботодавцю компенсувати працівникам вартість поїздок на таксі між домом і роботою. Таку пільгу можна передбачити як додаткову трудову або соціально-побутову виплату за відповідними документами.
Кому можуть оплачувати таксі та які умови встановлюють
Оплату таксі можуть передбачити для працівників підприємств, розташованих далеко від житлових районів, або для тих, хто працює у часи, коли громадський транспорт не курсує. Умови та коло осіб визначають у колективному або трудовому договорі, положенні про соціальний пакет чи окремому наказі роботодавця.
В документах уточнюють, кому доступна пільга, для яких поїздок вона діє, яким перевізником і яким класом автомобіля можна користуватися, а також дозволені маршрути й час поїздок. Окремо прописують перелік документів, які працівник має надати для підтвердження витрат.
Як оформлюють оплату та які документи потрібні для відшкодування
Компанія може відшкодовувати витрати двома способами: працівник спершу оплачує поїздку й подає документи для компенсації, або роботодавець укладає договір із транспортною компанією та розраховується з перевізником безпосередньо. Договір може передбачати оплату окремих поїздок або обслуговування протягом визначеного періоду.
Для відшкодування працівник подає заяву із зазначенням суми та підтверджувальними документами, після чого роботодавець видає наказ про відшкодування. Якщо поїздка потрібна з виробничої необхідності, її мету можна обґрунтувати службовою запискою на ім’я керівника, як це описало Головне управління Державної податкової служби у місті Києві в індивідуальній податковій консультації від 26 лютого 2021 року № 719/ІПК/26−15−04−09−11.
Які документи підтверджують оплату, податки та питання запізнень
Для відшкодування потрібні розрахункові документи: чек реєстратора розрахункових операцій (РРО), а при оплаті банківською карткою - чек РРО і квитанція платіжного термінала. Коли перевезення надає стороння служба за договором, факт надання послуг підтверджують актом приймання‑передачі.
Грошове відшкодування вартості таксі від дому до роботи й назад включається до оподатковуваного доходу працівника, а роботодавець нараховує на суму компенсації єдиний соціальний внесок (ЄСВ). Адвокат Ігор Скрибка (Адвокатське бюро «Івана Хомича») зазначає, що запізнення через дорожні обмеження можуть по‑різному оцінюватися судом залежно від тривалості та передбачуваності таких обмежень.
